Życie w XXI wieku daje nam ogrom możliwości – przede wszystkim pod kątem podróżowania po całym świecie, edukacji zagranicą, ale i rozpoczęcia tam kariery zawodowej. Co jednak istotne, niejednokrotnie wiąże się to z licznymi formalnościami, w tym legalizacją dokumentów (zarówno w przypadku wyjazdu, jak i powrotu do kraju). Naturalnie więc pojawiają się pytania, na czym dokładnie polega ten proces i od czego należy zacząć.
- Legalizacja dokumentów – podstawowe informacje.
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych i jego rola.
- Legalizacja dokumentów handlowych, sądowych i innych.
Aktualność i poprawność szeroko pojętych dokumentów to niezwykle istotna rzecz w życiu prywatnym i zawodowym. Trudno się więc dziwić, że procedura legalizacji dokumentów należy w obecnym świecie do jednych z ważniejszych czynności (mimo że nie zawsze jest wymagana). Jednocześnie warto mieć świadomość, że całość powinna być przeprowadzona w sposób ściśle określony i profesjonalny, aby np. dokumenty sądowe nie pozostawiały najmniejszych wątpliwości odnośnie swojej poprawności. Jak tego dokonać?
Legalizacja dokumentów – podstawowe informacje
Poprzez zalegalizowanie dokumentu należy rozumieć formalne potwierdzenie jego autentyczności i zdatności do użytku w innym kraju niż został pierwotnie wystawiony. Procesowi temu podlegają wszelkie dokumenty notarialne, sądowe, handlowe i wiele innych. Legalizacja jest niezbędna w konkretnych przypadkach: kiedy dokument ma być wykorzystany w państwie niebędącym stroną Konwencji Haskiej (która znosi taki wymóg na rzecz apostille).
Co istotne, w zależności od sytuacji, dopiero po uwierzytelnieniu dokumentu można go przekazać do legalizacji. Cała procedura naturalnie będzie przebiegać w nieco inny sposób, biorąc pod uwagę dany typ dokumentów.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych i jego rola
MSZ jest głównym organem zajmującym się legalizacją. Przeprowadza ono weryfikację kompletności dokumentów (w tym obecności wszystkich pieczęci i podpisów) oraz wspomnianych poświadczeń uwierzytelniających wystawionych przez dany organ.
W przypadkach, kiedy państwo, do którego chcemy skierować dokumenty, jest stroną Konwencji Haskiej, MSZ wystawi apostille, co jest procedurą znacznie prostszą (dotyczy np. świadectw, aktów urodzenia czy ślubu).
Legalizacja dokumentów w placówkach konsularnych dostępna jest także w Europie, kiedy wymagane jest poświadczenie przez dany konsulat. Z kolei w Krajowej Izbie Gospodarczej poświadczymy faktury firmowe, zaświadczenie statusu czy certyfikaty pochodzenia firmy.
Legalizacja dokumentów handlowych, sądowych i innych
Legalizacja dokumentów zagranicznych (oraz nadanie klauzuli apostille) w wielu sytuacjach wymaga przeprowadzenia tłumaczeń przysięgłych (ewentualnie standardowych tłumaczeń, potwierdzonych przez tłumacza przysięgłego). Obejmuje to między innymi akty notarialne, dyplomy państwowe, świadectwa ukończenia szkoły, dokumenty przewozowe, np. faktury transportowe, ale i wszelkie inne dokumenty urzędowe i edukacyjne.
Co znaczące, zależeć będzie od nich czy to podjęcie pracy zagranicą (także rozszerzenie działalności naszej firmy), czy też kontynuowanie lub rozpoczęcie nauki, np. na studiach wyższych.
Biorąc to wszystko pod uwagę, trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że legalizacja jest to proces złożony, oparty o liczne przepisy i wymagania. Warto więc podjąć współpracę z renomowanymi specjalistami, którzy wesprą nas i pokierują na każdym etapie załatwiania formalności. Dzięki nim całość przebiegnie bez najmniejszych problemów i komplikacji – w możliwie najkrótszym terminie.
